Ziele schneller erreichen

Effizienter arbeiten

Effizienter arbeiten - Produktivität steigern

Die Wörter effektiv und effizient werden häufig als Synonyme benutzt.
Sie haben jedoch eine unterschiedliche Bedeutung:

  • Effektiv ist jemand, der sein Ziel auf irgendeine Weise erreicht.
  • Effizient ist jemand, der sein Ziel mit dem geringsten Aufwand erreicht.
  • Produktiv ist jemand, der effektiv UND effizient arbeitet.

Warum sollte ein Unternehmen effizient arbeiten?

Wenn ein Unternehmen effektiv und effizient arbeitet, erreicht es schneller und zuverlässiger seine Ziele.
Es erzielt einen größeren Gewinn, während es gleichzeitig die Kosten reduzieren kann.
Alle Mitarbeiter arbeiten dort, wo sie wirklich benötigt werden.
Gemeinsam haben sie einen stressfreieren Arbeitstag, der nicht von Unterbrechungen, Frust oder Blockaden geprägt ist.

Wie kann ein Unternehmen effizienter arbeiten?

Jeder einzelne Mitarbeiter kann persönlich zur Effizienzsteigerung beitragen.
Dazu muss jeder Arbeitsschritt hinterfragt werden:

  • Muss diese Aufgabe überhaupt getan werden? Warum? (Ist das effektiv?)
  • Wie muss diese Aufgabe erledigt werden, damit das Ziel mit dem geringsten Aufwand erreicht wird? (Ist das effizient?)

Richtig beantworten lassen sich diese Fragen allerdings nur, wenn Sie vorher klare Unternehmensziele definiert haben.
Erst dann erkennen Sie, ob eine Aufgabe wirklich notwendig ist.

Welche Schritte führen zu mehr Effizienz?

  • Definieren Sie konkrete Ziele für Ihr Unternehmen.
  • Ihre Unternehmensziele helfen beim Aussortieren: Warum muss diese Aufgabe überhaupt getan werden?
  • Priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Nutzen Sie dazu einen Tagesplaner, Wochenplaner oder Todo-Listen.
  • Überlegen Sie in Ruhe, wie sie die Aufgaben ohne großen Aufwand lösen können.
  • Legen Sie klare Zuständigkeiten fest. Wer trägt die genaue Verantwortung?
  • Reduzieren Sie potentielle Störfaktoren wie Emails, Handy, Telefon, Kollegen.
  • Eleminieren Sie die täglichen Büromonster, die Geld, Zeit und Überstunden kosten.
  • Konzentrieren Sie sich nur auf ein Problem. (Monotasking schlägt Multitasking!)
  • Arbeiten Sie gleichartige Aufgaben in einem Block ab.
  • Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung:
    Automatisieren Sie wiederkehrende Geschäftsprozesse und arbeiten Sie mit der passenden Software.

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